Финансовая проверка в школе: что смотрят, как подготовиться

14 февраляПроверка финансово-хозяйственной деятельности школы обычно вызывает бурный интерес не только со стороны администрации и сотрудников образовательного учреждения, но и со стороны общественности, в том числе родителей учеников.

Разбираемся, как проходит мероприятие и как школе к нему подготовиться.О том, какие бывают проверки, мы уже рассказывали . Сегодня остановимся на финансовом мониторинге.

Первым делом стоит сказать, что организаций, уполномоченных контролировать финансово-хозяйственную деятельность (ФХД) образовательного учреждения, существует несколько:

1. финансовые органы субъектов РФ или муниципальных образований;
2. региональные органы образования;
3. Федеральное казначейство РФ;
4. в крайнем случае – прокуратура, управление по борьбе с экономическими преступлениями, контрольно-ревизионное управление и другие.
5. Счетная палата РФ;

С одной стороны, каждое из них выполняет свою функцию. С другой стороны, служебные обязанности некоторых из них пересекаются, что вполне ожидаемо.

Поэтому часто бывает так, что сотрудники контролирующих ведомств плотно общаются между собой, чтобы не дублировать работу друг друга и не надоедать поднадзорным организациям одними и теми же вопросами. Проверки могут быть разнородными по сути. Они отличаются:а) по срокам проведения:

1. плановые – проводятся не один раз в три года (как это обычно бывает), а один раз в два года (в соответствии с 944-м постановлением российского правительства от 23 ноября 2009 года об утверждении перечня видов деятельности, в отношении которых требуется особая периодичность плановых проверок. Сады и школы в этом списке);
2. внеплановые – могут быть вызваны чьей-то жалобой либо желанием ревизоров проверить, исправила ли школа ошибки, на которые ей было указано во время предыдущей проверки.

б) по месту проведения:

1. камеральные – ревизоры изучают документы образовательного учреждения у себя в офисе.
2. выездные, или инспекционные – проходят непосредственно в школе;

В любом случае мониторинг не может продолжаться больше двадцати рабочих дней.

Уведомление о грядущей плановой ревизии школа должна получить как минимум за три рабочих дня, о внеплановой – за 24 часа либо вообще без предупреждения, если есть информация о причинении вреда людям, природе, объектам культурного наследия.

Перед началом мониторинга проверяющие должны предъявить школьной администрации служебные удостоверения и прочую документацию, в том числе план-задание проверки с подписью руководителя. В свою очередь ревизоры имеют полное право:

1. запрашивать любую информацию о ФХД, все необходимые материалы и документы (в том числе внутришкольные нормативные акты, распорядительные, бухгалтерские, финансовые бумаги) и проводить их экспертизу;
2. наблюдать за деятельностью учебного заведения;
3. проводить опрос сотрудников и учеников школы;
4. осматривать здание школы и прилегающую территорию;
5. требовать в ходе проверки письменные объяснения у работников образовательной организации.

В то же время контролеры не могут:

1. запрашивать документы, не имеющие отношения к предмету мониторинга;
2. устраивать проверку в отсутствие администрации образовательного учреждения;
3. изымать оригиналы документов.

По итогам составляют акт проверки финансово-хозяйственной деятельности школы.

В этом документе отражают:

1. информацию о проверяющей организации;
2. обнаруженные нарушения и их суть;
3. итоги мониторинга.
4. предписания об их устранении с указанием сроков и конкретных действий;
5. дату начала и окончания мониторинга;
6. полное наименование образовательного учреждения, его ИНН;
7. препятствия, чинимые администрацией школы (если они имели место), в том числе непредоставление документов и прочей информации;

Если ни одного нарушения обнаружено не было, акт все равно составляется. Документ оформляют в двух экземплярах: по одному для администрации школы и для проверяющей организации. На втором из них обязательно должна стоять подпись директора школы.

Если он не согласен с какими-либо фактами в итоговом акте, следует тут же письменно отметить это, аргументировав свою позицию копиями соответствующих документов.

Иначе потом, в процессе судебного разбирательства, доказать ошибку проверяющих будет сложнее.

Важный момент: акты проверки финансовой деятельности школы после каждого мониторинга должны оперативно размещаться на сайте образовательного учреждения для свободного ознакомления.В ходе проверки финансовой деятельности школы основное внимание уделяется:

1. соответствию предоставленных отчетов реальному положению вещей;
2. законности приобретения материальной базы, в том числе принятия спонсорской помощи (как ее правильно оформить, мы рассказывали );
3. системе хозяйственного учета и информации о хозяйственных процедурах.
4. качеству выполнения государственного задания, в том числе информации о количестве учеников (подробно о подушевом финансировании читайте в );
5. проверке подлинности всех выполненных работ и проведенных сделок (бывает, что ревизоры сталкиваются со случаями, когда школьная администрация заключает и оплачивает контракт на стрижку и полив газонов в зимнее время);
6. сверке записей о банковских операциях и информации, полученной непосредственно от банка;
7. прозрачности ведения бюджета;
8. обоснованности и экономическому смыслу бухгалтерских операций;

Также в процессе мониторинга ревизоры контролируют:

1. фактическое наличие и состояние муниципального имущества, которым управляет образовательное учреждение;
2. организацию питания учеников и сотрудников;
3. проведение текущего ремонта;
4. материально-техническое оснащение и финансовую обеспеченность школы;
5. соответствие внутришкольной правовой документации требованиям законодательства и порядок ее соблюдения.

Какие документы к прибытию проверяющих потребуются от бухгалтерии и администрации? Вот список, и он немаленький:а) для проверки ФХД:

1. лицензия;
2. коллективный договор;
3. свидетельство об аккредитации;
4. должностные инструкции сотрудников;
5. устав;
6. отчет об исполнении бюджета;

б) для проверки сметы:

1. смета расходов за отчетный период с полной расшифровкой и объяснением причин ее корректировки;
2. акты сверки с поставщиками;
3. договора о хоздеятельности;
4. дебиторская и кредиторская задолженности за проверяемый отрезок времени;

в) для проверки кассовых операций:

1. приказ о назначении кассира, его должностная инструкция;
2. журналы регистрации приходных и расходных ордеров, а также депонированных средств;
3. акты инвентаризации кассы, ее лимит;

г) для проверки начисления заработной платы:

1. протоколы совещаний по назначению стимулирующих выплат (подробно об этом мы рассказывали );
2. приказы об аттестации сотрудников;
3. штатное расписание и тарификация;
4. приказы по личному составу.
5. списки сотрудников с учетом совместительства;
6. табели и графики учета рабочего времени;

д) для проверки материального обеспечения детей-льготников:

1. личные дела льготников и подтверждающие документы, в том числе справки из органов соцзащиты;
2. списки льготников;

е) для проверки питания:

1. приказы о назначении материально ответственных лиц;
2. меню на десять дней;
3. акты проверки столовой;
4. оборотная ведомость продуктов;
5. документы об инвентаризации;
6. контракты с поставщиками;

ж) для проверки основных средств, в том числе материальных:

1. описи инвентаря;
2. приказы о назначении материально ответственных лиц.
3. оборотная ведомость забалансовых счетов;

1.

Ясно, что в случае обнаружения проблем отвечать будет директор образовательного учреждения. Даже если сам он, что называется, ни сном ни духом.

Как директору обезопасить себя?Первым делом следует обратить особое внимание на профессиональные и личностные качества сотрудников, допущенных к денежному потоку в школе.

Разумеется, подавляющее большинство бухгалтеров – честные люди.

Но, увы, бывают и исключения. К примеру, в прошлом году в новостных лентах появилось сообщение о том, что в Ростове-на-Дону школьный бухгалтер втайне от руководства присвоила себе 14,5 миллионов рублей (подробнее об этом мы рассказывали ).Отдельного упоминания заслуживает ЭЦП (электронная цифровая подпись). Директор, и только директор может иметь к ней доступ.

Иначе он просто перестанет контролировать ситуацию со школьным бюджетом. Да и не только с ним, поскольку «дополнительный» владелец ЭЦП сможет по-тихому издать любой документ от имени школьного руководства. 2. В ходе мониторинга комиссия обнаружила административное нарушение и выписала штраф.

Кто будет его оплачивать?Все зависит от того, кого или что оштрафовала комиссия. Если юридическое лицо, то есть школу, то денежную компенсацию выплачивает само образовательное учреждение из своего бюджета. Если же санкции наложены на физическое лицо (директора, бухгалтера, кого-то из педагогов и т. д.), то человек оплачивает штраф за счет своих личных средств.

3. Где выявляется наибольшее количество нарушений при проведении мониторинга ФХД?Служба финансового контроля органа управления предупреждает, что чаще всего проблемы возникают при проверке:

1. использования казенной собственности (нецелевое использование помещений и т. д.);
2. выполнения государственного задания (неверное количество учеников и т. д.);
3. оплаты труда («мертвые души», оплата неподтвержденной работы и т. д.);
4. проведения закупок (оплата нецелесообразных работ, намеренное ограничение конкуренции и т. д.).
5. процесса учета и хранения материальных ценностей (списание имущества без фиксации этого в соответствующих документах, неотражение централизованно полученного имущества и т. д.);

А значит, именно на эти пункты следует обратить особое внимание школьной администрации. Ответственным за организацию ВФК (внутреннего финансового контроля) является директор школы. 4. Кто может быть членом комиссии ВФК?Обычно в нее входят:

1. кто-либо из управляющего совета школы или из первичного профсоюза.
2. контрактный управляющий или зам по управлению ресурсами;
3. бухгалтер или кадровик;
4. кто-либо материально ответственный (завхоз, лаборант);
5. заместитель по учебно-воспитательной работе или кто-то из педагогов;

Важно: члены комиссии не имеют права мониторить свою собственную деятельность.

В то же время каждый объект должны контролировать как минимум два члена комиссии ВФК.Оригинальная статья размещена Чтобы быть в курсе последних новостей из мира образования, подписывайтесь на наш.